Se concentrer sur une seule tâche est la clé d'une plus
grande productivité, tant sur le plan personnel que professionnel
Le terme “multitâche”
C'est la capacité qui nous permet d'accomplir plus d'une tâche ou activité simultanément, c'est-à-dire de faire plusieurs choses en même temps. Nous utilisons généralement cette capacité dans le but d'accélérer le travail, mais nous effectuons également plusieurs tâches à d'autres fins, comme lorsque nous regardons la télévision tout en discutant avec des amis sur nos téléphones portables.
Actuellement, les OS ou système d'exploitation disponibles sur PC, smartphone et tablette sont multitâches. Il suffit de vérifier simplement le gestionnaire de tâches de l’ordinateur pour voir tous les programmes exécutés en arrière-plan.
Peut-on faire plusieurs activités en même temps ? Le multitasking existe-t-il vraiment ?
Souvent, en raison du grand nombre de tâches que nous devons développer en peu de temps, nous cherchons à réaliser deux activités ou plus en même temps, pensant que nous pouvons le faire plus rapidement. Si on parle de genre, on a toujours considéré que les femmes ont une plus grande capacité à mener plus d'activités en même temps. Est-ce vraiment possible ? Notre cerveau peut-il faire plusieurs choses à la fois ? Les femmes ont-elles un plus grand avantage ?
Alors, pouvons-nous effectuer plusieurs tâches efficacement ? La réponse est NON. En fait, ce que nous appelons le multitâche est en réalité un changement de tâche.
Nous avons un cerveau avec des milliards de neurones et plusieurs billions de connexions, mais nous semblons incapables de faire plusieurs choses en même temps. Notre cerveau choisit les informations à traiter.
Il y a des cas où se consacrer à deux activités qui ne se font pas concurrence peut-être bénéfique, il faut bien choisir. S'engager dans deux activités non conflictuelles, dont au moins l’une est automatique, n'est généralement pas nocif ; se livrer à deux tâches concurrentes peut coûter cher. Serrer une balle anti-stress tout en participant à une conférence téléphonique peut être une libération positive. Au lieu de cela, consulter ses e-mails est une distraction. S'étirer en regardant un jeu télévisé est beaucoup plus bénéfique que de rester assis sur le canapé, utiliser le téléphone en conduisant quadruple le risque d'avoir un accident.
Bien que nous sachions que faire plusieurs choses à la fois peut être un inconvénient, pourquoi le faisons-nous ?
Un autre attrait est le désir de nouveautés. Lorsque les stimuli signalent un changement d'activité, la dopamine est libérée et l'adrénaline se précipite dans la circulation sanguine. Ce flux de neurotransmetteurs contribue à l'attrait pour de nouvelles tâches au détriment de ce que nous faisons à ce moment-là.
Concernant le genre. Les femmes sont-elles plus efficaces ? Malgré le genre et la croyance populaire, les femmes ne peuvent pas faire deux choses à la fois mieux que les hommes. Dans ce qu'elles montrent une plus grande capacité est dans la vitesse à laquelle elles changent de tâche.
Et qu'est-ce qu'on fait, pour changer ?
L'alternative au multitâche n'est pas de faire une seule tâche. De nos jours, ce serait trop lent. La réponse est plutôt de changer notre état d'esprit d'une focalisation sur le volume à une focalisation sur la valeur. Au lieu d'essayer de faire tout ce qu'il faut, identifions les activités et les initiatives qui ajouteront vraiment de la valeur. C'est normal de ne pas faire certaines choses, ou de les faire après. Atchley suggère :
Deuxièmement, sachez quand fermer la porte. Faire de même avec l'équivalent électronique est peut-être encore plus important si vous voulez être productif et créatif.
Troisièmement, admettez que toutes les informations ne sont pas utiles. Analysez ce qui vaut la peine d'être interrompu et quelles nouvelles données rechercher.
De tout ce qui précède, on peut conclure que la première étape du changement consiste à admettre que nous avons des possibilités d'amélioration. Il vaut donc mieux faire une chose bien que très mal. Concentrons-nous sur ce que nous faisons, afin d'améliorer notre performance au travail et la qualité de nos relations avec les autres.
Le multitasking affecte la productivité
Selon la croyance populaire, le multitâche permettrait de gagner du temps. Être capable de gérer plusieurs projets simultanément serait un signe de productivité élevée.
Il est impossible pour presque tout le monde d'écrire un e-mail professionnel et de parler à un ami exactement en même temps. Au lieu de cela, ce que la grande majorité fait, c'est déplacer son attention de la conversation vers le courrier électronique et inversement par intermittence, ce qui est un système improductif.
Le multitâche et le cerveau
Le cerveau humain n'est pas fait pour mettre en œuvre le multitâche. C'est ce que montrent les résultats de la recherche. Par exemple, dans une étude de l'Université de Londres, il a été constaté que les participants qui effectuaient plusieurs tâches lors de tâches cognitives avaient une diminution de leur score de QI. Les participants à une étude menée par un organisme français de recherche médicale ont subi une imagerie par résonance magnétique (IRM) tout en essayant d'accomplir deux tâches en même temps. L'IRM a montré que le cortex pré-frontal du cerveau, qui nous aide à concentrer notre attention sur un seul objectif, est devenu saturé avec l'activité, ce qui a amené les sujets à oublier des détails et à faire des erreurs.
Le cortex pré-frontal. Travailler en mode multitâche est le prix de l'évolution humaine. La partie du cerveau qui est responsable de passer d'une tâche à une autre et de classer les choses – leur donner de la valeur et les ordonner en fonction de nos intérêts – s'appelle le cortex pré-frontal. Contrairement à certains animaux, les humains ont un grand cortex, ce qui nous permet d'être plus flexibles et capables de nous concentrer sur plusieurs choses en même temps.
Cependant, le cortex pré-frontal agit également comme un régulateur des émotions et de l'empathie. Les personnes qui travaillent plus dans ce domaine peuvent faire plus de choses en même temps, mais ont moins de contrôle sur leurs sentiments et leurs émotions ; et cela affecte leur productivité. En effet, on pense que peu à peu leurs liens sociaux se détériorent, entraînant un isolement et un déclin cognitif précoce.
* Augmentation du stress, en raison du contre-la-montre constant dans lequel ils vivent pour accomplir des tâches.
* Libération de cortisol et d'adrénaline, cette combinaison d'hormones est dangereuse, comme une “bombe” pour le cerveau.
* Moins d'attention et moins de mémoire.
L'augmentation de l'activité multitâche génère une substance appelée cortisol qui augmente les niveaux de stress. Cependant, le cerveau humain n'est pas conçu pour traiter ces hormones de manière saine.
En fait, la meilleure façon de prendre soin de notre cerveau est de travailler en série, et non en parallèle. Faire des processus au lieu de tout en même temps. Par exemple, faire une tâche, puis une autre, et une autre est beaucoup moins fatiguant que de faire trois choses à la fois car moins de glucose est drainé. Dans le cas contraire, ce dernier génère une plus grande sensation de fatigue.
Par exemple, vous écrivez un e-mail et vous faites une pause pour répondre aux messages via WhatsApp, et un appel avant de revenir à l'e-mail. Il est possible que vous ayez même oublié ce que vous étiez en train d'écrire ou ce que vous aviez prévu d'écrire parce que vous en avez tellement fait que votre cerveau a perdu le fil de la concentration et de la rétention.
Multitâche et mauvaise organisation
Une autre conséquence du multitâche, qui affecte la productivité, est que tant de changement de tâche si rapidement peut faire perdre de vue ce qui est important. En d'autres termes, on ne sait pas hiérarchiser les tâches.
Faire tant de choses nous fait nous sentir importants et productifs parce que le cerveau sécrète une substance appelée dopamine. Cependant, ce sentiment est faux et momentané.
Multitâche et fatigue
Il est normal qu'après avoir fait tant de choses, vous vous sentiez épuisé. Et c'est le sentiment général que laisse le multitâche. Cela a non seulement un impact sur la façon dont vous vous sentez tout au long de la journée, mais également sur la rapidité avec laquelle vous faites avancer les choses et sur la qualité du travail que vous rendez. De plus, ceux qui effectuent davantage de tâches multiples sont plus susceptibles de connaître une baisse de QI.
Cela équivaut à ne pas dormir pendant une nuit entière. Imaginez maintenant ce qui se passe si dans votre travail vous avez besoin d'avoir un esprit neuf (comme les créatifs et les créateurs) ou une lucidité impressionnante (comme les médecins ou ceux qui font fonctionner des machines délicates). Même les niveaux de patience chutent avec l'épuisement qu'apporte le multitâche.
Éviter le multitâche
Le multitâche est considéré comme une caractéristique de la compétitivité et de l'efficacité, mais en réalité, il nuit à la productivité.
La détermination ou singletasking consiste à se concentrer sur une seule tâche à la fois. Sa mise en pratique nous permet d'être pleinement présents et immergés dans l'exécution de la tâche qui nous attend. Certaines personnes appellent cela "être dans la zone" ou "dans un état de flux". Être productif ou efficace peut être atteint en mettant en œuvre une tâche unique.
* Effectuer deux tâches simultanément est contre-productif
* Être productif signifie ne faire qu'une seule tâche à la fois, bien la faire et la terminer.
* Sinon, il est conseillé de ne pas commencer juste telle ou telle tâche, et encore moins une tâche complètement différente de celle que nous avions l'intention de commencer.
Pratique du multitâche en entreprise
Un professionnel devrait être capable de réaliser ses missions principales ainsi que ses missions connexes “en même temps”. Cela implique une charge de travail plus importante ainsi qu’une gestion du temps plus complexe.
La réalisation de plusieurs tâches à la fois est défavorable à la productivité. Cela peut, au contraire, nuire considérablement à celle-ci. En outre, la qualité de travail risque de se détériorer lorsqu’un sujet insiste sur le fait de gérer plusieurs projets “de concert ”. Ainsi, la plupart des tâches sont incompatibles avec le multitâche.
Plusieurs raisons peuvent motiver une personne à entreprendre une tâche alors qu’elle est en train d’en exécuter une autre
Les prédispositions humaines. Il existe une cause d’ordre humain. En quête d’amélioration continue, l’homme ne cesserait de rechercher de nouveaux stimuli. Ainsi, il suffit de consulter sa boite mail pour éviter de succomber à l’ennui lors d’une réunion professionnelle qui traîne en longueur. Réaliser des “choses” ou faire des actions permettrait donc de stimuler notre cerveau et comblerait notre besoin de satisfaction.
Selon les idées reçues, le multitâche ferait gagner du temps. Être capable de gérer plusieurs projets en simultané serait le signe d’une productivité importante.
Les outils. Nous pratiquons le multitâche, car nous avons les outils pour nous en imprégner. Les outils de production, les logiciels de commande, les plateformes interactives, etc. Nous pouvons travailler simultanément sur un iPad, sur notre MacBook ou sur notre PC Windows quotidiennement. Nul besoin d’interrompre telle ou telle tâche en cours grâce au mode multi-pages de nos interfaces.
Le bon et le mauvais multitâche pour les tâches de la même “catégorie”
En revanche, l’effet sera catastrophique si l’employé s’active à mener deux opérations qui ont besoin d’une concentration élevée et qui n’ont rien à voir l’une avec l’autre (faire sa comptabilité et démarcher des clients).
Bien qu’il soit parfois difficile de différencier ces deux types de multitâche, il est nécessaire de faire appel au bon sens. En cas de doute, vous pouvez délaisser l’une des deux actions en cours.
Les activités complémentaires
En règle générale, le multitâche est néfaste à la productivité. Toutefois cela n’implique pas de le supprimer de nos habitudes. Il existe quelques solutions pour bénéficier de ses avantages au quotidien sans tomber dans le piège de la contre-productivité.
L’organisation est le meilleur moyen d’être plus efficace. Le planning vous permettra de vous imprégner de tâches qui peuvent être simultanément gérées par différents collaborateurs (grâce à un logiciel de gestion adapté).
Non seulement vous serez plus coopératif, mais aussi plus productif et vos stimuli seront adaptés à une seule tâche que vous mènerez à bien, correctement, et sans interruption ni distraction.
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Le cortex, Le lobe frontal, le lobe prefrontal et vos capacités cognitives ne sont pas adaptés au multitâche.
Ainsi, l’incapacité à accomplir plusieurs tâches, à effectuer plusieurs tâches n’est pas corrélée aux millisecondes nécessaires à votre cerveau et à ses neurones potentiellement réfractaires pour capter telle ou telle information, mais bien le fait de sa structure organique.
Tâches doubles (dual task) pour garder le cerveau actif
L'activation combinée du cerveau pour deux tâches indépendantes et non liées est connue sous le nom de dual task. Celles-ci impliquent une activation cérébrale accrue et peuvent être combinées de sorte que la double tâche soit mouvement-mouvement (comme marcher et parler) ou mouvement-cognitif (comme marcher et faire des maths).
Par exemple, lors de la marche dans la salle de gym, une personne doit activer les zones du cerveau responsables de la marche. Surtout, les zones motrices et de coordination. Lorsqu'elle marche pour traverser la rue, une personne doit également activer les zones mentionnées dans l'exemple ci-dessus. Mais, en plus, les zones visuelles (pour voir les véhicules), les zones de mémoire (qui vous font mémoriser la vitesse des véhicules et calculer si vous avez le temps de passer) et les zones de prise de décisions (pour décider si, à la fin, on croise ou on ne croise pas). En même temps, vous devez coordonner tous ces zones.
Un entraînement très sain
Notre cerveau est capable d'apprendre. La base de cet apprentissage est dans la répétition et, finalement, dans l'expérience vécue. L'entraînement à double tâche permet à notre cerveau d'être mieux préparé à affronter celles qu'il rencontre au quotidien.
L'importance de la formation aux doubles tâches est double. D'une part, cela maintient le cerveau actif, ce qui en soi ralentit le vieillissement cérébral. D'autre part, et c'est le plus important, cela maintient le cerveau actif pendant qu'il fonctionne tous les jours. Cela le prépare à affronter des situations aussi normales que de traverser la rue pendant qu'on passe en revue la liste des courses, ou d'utiliser les couverts pendant que je raconte ce qui m'est arrivé hier.
Ainsi, l'entraînement peut prévenir les chutes, le retrait social (la socialisation nous oblige par exemple à parler en marchant). Il réduit également le sentiment de perte de capacités.
Le résultat est une activation cérébrale très importante, avec de nombreuses zones cérébrales différentes qui nécessitent la coordination de toutes. Dans tous les cas, nous perdrons tous la capacité de réaliser cette activation combinée avec l'âge. Cette stratégie est intéressante à long terme : il faut la comprendre comme une prévention active.
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